چند روش ساده جلوگیری از اتلاف وقت در برگزاری جلسات کاری شرکت و سازمان

در مورد اهمیت استفاده از فرصت‌های زندگی قبلاً در نوشته مدیریت زمان و سبک زندگی به این نکته اشاره شد که نیاز به مدیریت زمان در سبک زندگی ما ایجاد می شود، تا زمانی که سبک زندگیِ ما (در هر کجا و هر سمتی که هستیم) برای بهره‌وری و افزایش کارایی تربیت نشده باشد، نباید انتظار داشت که آن فرد درکِ درست و شفافی از مثالِ «وقت مساوی طلا» داشته باشد.

به این نتیجه رسیده‌ام که تکنیک‌های مدیریت زمان تا زمانی که ما درکِ درستی از مفهوم زمان نداشته باشیم و یک بار سفت و محکم ننشینیم و به این سوال که زمان در زندگی من چه هویتی دارد پاسخ ندهیم، در عمل کاری از پیش نبرده‌ایم، هر چند همواره زمان را دوست داشته باشیم و دوتا سخنِ بزرگان بدانیم و حرف‌های بقیه را تایید کنیم.

نوشته‌ی کوتاه و خوب آقای میرفتاح گرامی را که نقدی بر شیوه‌ی برگزاری جلسات داشته را باهم بخوانیم:

.

وقت، هيچ است

 سيدعلي ميرفتاح

مديران، اكثرا تفطني به «فرصت» مديريت‌شان ندارند. رفتارشان شبيه به سخنراني است كه زمانش را صرف مقدمه كرده و تازه نزديك است بحثش گل بيندازد و اصل حرفش را بزند كه يكي از بيرون برگه‌اي دستش مي‌دهد تمام شدن وقتش را گزارش مي كند.

نود و نه درصد سخنراني‌ها به همين شكل است. خطيب به تنها چيزي كه اهميت نمی‌دهد وقت است. تا موتورش را گرم كند، نوبت سخنران بعدي مي رسد.

مثال ديگري كه بخواهم بزنم مراسم صبحگاه است. معمولا سربازي كه قرار است پرچم را همراه سرود بالا ببرد، عقب مي‌ماند و دست آخر مجبور است سرعتش را زياد كند. من از وقتي به ياد دارم پرچم و سرود نتوانسته‌اند خود را باهم هماهنگ كنند.

در نود درصد سمينارها هم سخنرانان مشكل وقت دارند و مجبورند اصل حرف شان را به فرصت بعد موكول كنند. غافل از اينكه در فرصت بعد هم اتفاق خارق‌العاده‌اي نمی‌افتد. همه مردم و همه مسوولان كشور می‌دانند كه فرصتي محدود دارند. يك دوره يا نهايت دو دوره می‌توانند خودشان را نشان دهند و نقشه‌هاي شان را پياده كنند. اما در عمل، اكثر هم فرصت را مي‌سوزانند و به هيچ كدام از ايده‌هاي اصلي‌شان نمي‌پردازند. نمي‌رسند كه بپردازند. دنيا با سرعتي باورنكردني می‌گذرد و ما وقت كم می‌آوريم.

جز دزدها گروه ديگري را نمي شناسم كه مديريت زمان بداند. دزدها حتي روي ثانيه‌ها حساب مي‌كنند. چه دزدهای كلان و چه دزدهاي خرد؛ زمان را مهندسي مي‌كنند و بار خود را می‌بندند اما بقيه، حالا كو حالا تا وقت تمام شود؟

ما كه مردم عادي هستيم و كاره‌اي نيستيم و باري بر دوش نداريم وقت كم مي‌آوريم چه برسد به مسوولي كه شبي حداقل صد صفحه كارتابل را بايد ببيند و پاراف كند. جلسات و كارتابل‌ها و سخنراني‌ها مثل جاروبرقي وقت را می‌خورند و دور می‌ريزند.

من از مخالفان جلسه نيستم. جلسات اگر خوب و علمي طراحی و اداره شوند خيلی هم مفيدند. اما جلسات متداول تا آنجا كه من خبر دارم از جنس ديگرند. يك بار به مناسبتي در يكي از جلسات مديران مياني شركت كردم. مثلاً به عنوان مشاور روي يكي از صندلی‌ها نشستم و در مباحث شركت كردم.

اولاً نمي‌دانم روي چه حسابي، طبق يك قانون نانوشته، شايد هم نوشته -بي‌خبرم- همه بايد به نوبت فرمايش بفرمايند. اغلب چون از قبل فكري نكرده‌اند و حرفي براي گفتن ندارند ناچار در تاييد فرمايش نفر قبل وقت جلسه را می‌گيرند. باور نمی‌كنيد اما بعضي از اعضای جلسه خاطره هشت من يك غاز تعريف می‌كنند و بقيه را حرص مي‌دهند…

در جلسه اي كه جلوتر عرض كردم حضور به هم رساندم، ديدم كه وسط جلسه، مدير محترم از كمدش يك كاسه تخمه كدو آورد و گذاشت وسط و به اعضا گفت بسم الله.. بقيه هم چلق چلق شكستند و ضمن انبازی مسائل مهم را رتق و فتق نمودند.

من در جلسات خارجي شركت نكرده‌ام. اما نخوردم نان گندم، ديدم دست مردم. حتي در بالاترين سطوح جلسه هم از پرتقال و سيب و انار و موز و كيوي خبري نيست. نهايت آبي جلوي دست‌شان است كه گلو تازه كنند.

در جلسات اداري ما اما تازه وقتي گلوها خشك مي‌شود پرتقال قاچ می‌كنند و ويتامين ث به بدن مي زنند… به قول رفيقي بريم جلسه ويتامين‌گيري كنيم… حرفم را كش ندهم. ما در حرف است كه می‌گوييم وقت طلاست، در عمل تنها چيزي كه حتي به آن فكر نمي‌كنيم وقت است…

.

.

با توجه به نقدی که آقای میرفتاح در روند برگزاری جلسات در ایران داشتند (و تقریباً همه‌ی ما با آن آشنا هستیم) می‌خواهم چند نکته و روش را برای مدیریت زمان در این‌گونه از جلسات را بیان کنم.

.

خصولتی‌ها و دولتی‌ها هزاران بار نیازمند آموزش هستند، خصوصی‌ها هم باید توجه کنند.

اصولاً همه با هم در کنار هم قبول داریم که دولتی‌ها و خصولتی‌ها و نظامی-دولتی‌ها در اتلاف منابع و زمان توانسته‌اند در سطح جهانی رکوردهای بی‌نظیری ثبت کنند. طوری که تمام اتحادیه‌ی اروپا، آمریکای شمالی و جنوبی و بخش اعظمی از آسیا اگر سالها تلاش کنند و بخواهند در اتلاف زمان و منابع به گردِ پای ما نخواهند رسید. ضمن تبریکِ تسلیت‌گونه‌ی این دستاوردها دعوت می‌کنم دوستان شاغل و ابوالمشاغل این سازمان‌ها و شرکت‌ها و اداره‌جات که هنوز وجدان و علاقه‌ و خواستی در دلشان هست، نیم‌نگاهی به این روش‌ها داشته باشند شاید «با یک گل بهاری بسازیم».

شرکت‌های خصوصی و بزرگ هم باید بتوانند خیلی خوب به توصیه‌ها گوش بدهند و عمل کنند، چون ناف‌شان به لوله‌های نفت گره نخورده و اگر خوب شنوا نباشند باید کاسه‌کوزه‌ی خود را جمع کنند و خاطراتِ شرکت‌داریِ سابقشان را برای بقیه تعریف کنند.

.

جلسه شما از چه نوعی است؟ چه ساختاری دارد؟

من به عنوان یکی از کارکنان یا مدیران سازمان وقتی اسم جلسه به گوشم می‌خورد باید به طور کاملاً شفاف بدانم جلسه چه ساختاری دارد و چگونه برگزار می‌شود.

جلسه کاملاً رسمی، جلسه تصمیم‌گیری، دوستانه، مشورتی، تازه‌کردن دیدار، حوصلمون سررفته بیایید دور هم جمع بشیم یا چی؟  هر کدام از اینها را می‌توانیم جلسه بنامیم و بدانیم، اما یادمان باشد که داریم باورهای جمعی‌مان را بد آموزش می‌دهیم. بهتر است برای هر دورهم جمع شدنی نام جلسه نگذاریم، گاهی بیایید با هم یه گپی بزنیم خیلی بهتر از این است که بگوییم: جلسه داریم.

می‌توانیم یک روش خوب برای تقسیم‌بندی جلسات داخل شرکت یا سازمان داشته باشیم. سه گروه مختلف با هر اسم و روشی که دوست داریم نام‌گذاری می‌کنیم: A و B و C  ( اگر سازمان شما کوچک و جمع‌وجور است جدّی، نیمه‌رسمی و خودمونی هم می‌تواند اسمی باشد برای خودش).

بعد هر وقت که خواستیم دور هم جمع بشویم با توجه به هدفی که داریم، تعیین می‌کنیم که جلسه از جنس کدام‌یک است و بهتر می‌توانیم تصمیم بگیریم که روی میز فقط کاغذ و خودکار باشد، یا می‌توانیم میوه هم بگذاریم یا هر کسی هرچی دلش خواست بیاره با خودش مهم نیست!

یادتان باشد که نمی‌شود همه جلسات را خیلی مهم و دارای برد استراتژیک نامگذاری کرد، همانطوری که همه‌ی دورهمی‌های خودمونی هم محدودیت دارند این مدل جلسات هم محدودیت دارند. نه خودتان را خسته کنید نه دیگران را.

.

دقیقاً دنبال چه هستیم؟

وقتی من به عنوان مدیر یا کارمند یا مهمان بدانم دنبال چه هستم و در چه فضایی قرار است صحبت کنم. چه چیزی باعث شده ما کنار هم قرار بگیریم؟ رئیس حوصله‌اش سررفته می‌خواهد همه را ببیند؟ در شرکت دعوا داریم همیشه و قراره در مورد جنگ داخلی صحبت کنیم؟ رقبا را قرار است تحلیل کنیم یا بازار جدید را بررسی کنیم؟ قرار است معاونت‌ها آمار بدهند تا ما شیرفهم شویم؟ تشویق یا تنبیه داریم؟

وقتی فهمیدیم که قرار است چه جلسه‌ای داشته باشیم، آن وقت ذهنِ ما می‌تواند برای هدفِ جلسه و نوعِ جلسه که در بالا اشاره شد آماده شود. چه رئیس و رئیس‌الرئسا باشم چه دون‌پایه‌ترین کارمند سازمان، وقتی در جلسه حاضر هستم، یعنی باید ذهنم را برای جلسه آماده کنم.

.

 

هزینه‌ی واقعی هر جلسه را کشف کنید.

تعداد کارمندان و ساعتِ جلسه و هزینه‌ی ساعت کاری هر کامند بعلاوه هزینه‌ی جاری جلسه را جمع کنید و ۵ دقیقه به سرفصل‌ها نگاه کنید ببینید واقعاً‌ ارزش برگزاری داره؟

کمی حرفه‌ای باشیم، بولتن‌سازی و اینکه «حالا برگزار کنیم ببینیم چی میشه» را کنار بگذارید، حتی اگر دولتی، خصولتی، نظامی-دولتی هستید برای خودتان ارزش قائل باشید. واقعاً اگر قرار است جلسه‌ای خروجی داشته باشد و این خروجی به دردی بخورد آنوقت به سمت برنامه‌ریزی بروید.

خصوصی‌ها همچنان می‌دانند که جلسه‌ی بیخودی (یا جلسه‌ی ساده که بی‌خودی جدّی برگزار میشه) یعنی افت و عقب افتادن از دیگران و برنامه‌ها، پس به مرگِ شرکت و خاطره‌شدنش فکر کنید و بی‌خودی هزینه‌تراشی نکنید. تکرار می‌کنم ناف شما به نفتِ مملکت وصل نیست.

 

نمی‌شود جلسه را غیرحضوری برگزار کرد؟

وقتی موارد بالا را سنجیدید ببینید که آیا نیازی هست که همه‌ را دور هم جمع کنیم و حرف بزنیم یا نه؟ برای مثال یک کنفرانس ویدیویی می‌تواند چاره‌ی کار ما باشد (مثل برنامه‌ی زوم Zoom که بسیار عالی اینکار را انجام می‌دهد). اگر می‌بینید جواب می‌دهد خب چه‌کاریه همه دورهم جمع باشند؟ همون از راه دور. (حتی گاهی با تلفن‌ و گفتگوی تلفنی هم میشه کار راه انداخت اگر در ذهن ما وقت طلا باشد).

.

قبل از شروع جلسه متناسب با موضوع و هدف جلسه آمادگی را کسب کنیم

به قول آقای میرفتاح اگر هدف زدن ویتامین C به بدن هست که نوش جان، گوارای وجود، بزن منوّر بشی. از شب قبلشم می‌توانید شکمی صابون بزنید تا ویتامین ث دریافتی به حداکثر ممکن برسد.

اما اگر هدف دیگری بود، لطفاً برای خودتان احترام قائل باشید، حرفه‌ای رفتار کنید و مثل تخمِ چشمتان مراقب برندشخصی خود باشید. کاملاً آماده و حساب شده و با پیش‌بینی موارد احتمالی در جلسه شرکت کنید. برم جلسه ببینم چی میشه و وسطش یادم میاد دور از شان ماست.

.

.

دو تکنیکِ خوب برای مدیریت زمان در همه‌ي جلسات.

به طور ویژه و موکداً تکنیک ساعت دیدار را برای همه‌ی دورهمی‌ها و جلسات دوستانه و کاری و سازمانی و شرکتی توصیه می‌کنم. به خوبی می‌تواند زمان شما و دیگران را تنظیم و به آن پایان بدهد.

 تکنیک پومودورو هم می‌تواند با ایجاد بازه‌های زمانی مشخص علاوه بر تمرکز اعضا بر جلسه استراحت فکری را برای شما رقم بزند.

.

.

چالش پذیرایی در جلسات

وقتی برای خودمان، دیگران و مهمان احترام قائل باشیم و نوعِ جلسه را به دقت پیش‌بینی کرده باشیم و زمان و سرفصل‌ها را دقیق گفته باشیم، پذیرایی خود به خود مشخص می‌شود.

خوردن در حین صحبت کردن دیگری وقتی جلسه رسمی و جدّی است، دور از شان ما و مهمان و مخاطب ماست. اما همین میوه پوست کردن پرتقال و خیار و موز و کیوی و سیب و… در جلسات خودمانی‌تر مجموعه‌ی ما و یا دورهمی‌هایی که می‌خواهیم گپ بزنیم خیلی هم می‌چسبد.

در دو مورد آخر حرفی ندارم اما وقتی کمی جلسه رنگ و بوی رسمی به خود می‌گیرد یا قرار است نتیجه‌ای مشخص داشته باشیم و محتوای جلسه مهم است، بهتر است یکی از دو کار زیر را انجام بدهیم.

۱- پذیرایی را در یک سالن-اتاق دیگر فراهم کنیم (حتی اگر جایی برای اینکار نداریم می‌توانیم روی یک میز دیگر استفاده کنیم) و مدتی که از جلسه گذشت، یک استراحت کوتاه بدهیم و دوباره برای صحبت‌ها برگردیم.

۲- اگر امکان اجرای روش دوم نیست؛ بعد از زمانی مشخص، پذیرایی را تقسیم کنیم؛ همه با هم میل کنند و بعد از چند دقیقه جمع کنند و ببرند و به ادامه جلسه بپردازیم.

.

خروجی جلسه را بررسی کنید.

در پایان خروجی جلسه را چک کنید، همه‌ی هزینه‌ها و روند جلسه و نوعِ جلسه‌ای که داشتید، هدفی که قرار بود به آن برسید و… را بررسی کنید. اگر نتایج چنگی به دل نمی‌زند مراحل بالا را دوباره مرور کنید. همیشه راهی بهتر وجود دارد که ما باید آن را کشف کنیم.

.

.

امیدوارم این نکات برای شما هم مفید باشد

اگر نقدی به مثال‌ها دارید

یا تجربه‌ای متفاوت دارید که برای دیگران می‌تواند مفید باشد،

لطفاً اینجا برای ما بنویسید.

 

 

.

منبع نقل قول آقای سیدعلی میرفتاح: روزنامه اعتماد، شماره ۳۹۸۷ به تاريخ ۷/۱۰/۹۶، صفحه ۱۶ (صفحه آخر)

https://goo.gl/jQjbqU

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.